Convocazione in mediazione ricevuta: obblighi e come procedere

La lettera di un Organismo di mediazione che fissa un incontro significa una cosa precisa: la controparte ha avviato la procedura che la legge le impone prima di poter fare causa. Per chi la riceve valgono tre regole. La partecipazione avviene di persona e con l’assistenza obbligatoria di un avvocato; il primo incontro si tiene tra venti e quaranta giorni dal deposito della domanda; la mancata partecipazione senza giustificato motivo produce effetti nel giudizio che seguirà. Questo contributo spiega cosa contiene la convocazione, cosa accade se la si ignora, come finisce il primo incontro e come lo si prepara.

Che cosa contiene la convocazione e che cosa avvia

La comunicazione riporta l’Organismo scelto dalla parte istante, l’oggetto e il valore della controversia, la data del primo incontro e il nome del mediatore. Dietro il documento c’è un’istanza depositata dalla controparte, di regola assistita da un legale, che descrive la pretesa e chiede all’altra parte di sedersi al tavolo.

La mediazione è obbligatoria, e quindi condizione per iniziare la causa, nelle materie elencate dall’art. 5 del D.Lgs. 28/2010. Sono quelle in cui la convocazione arriva con maggiore frequenza:

• successioni ereditarie e divisione, quando un coerede vuole sciogliere la comunione o contesta le quote;
• condominio, per le spese e le delibere dell’assemblea;
• locazione e comodato, per canoni, rilascio, cauzioni e riparazioni;
• diritti reali, confini, servitù, usucapione;
• contratti bancari, finanziari e assicurativi;
• risarcimento del danno da responsabilità medica e sanitaria.

Chi riceve la convocazione sa quindi due cose sulla controparte: ha già deciso di far valere la pretesa in tribunale se l’incontro fallisce, e ha già una difesa organizzata.

L’assistenza dell’avvocato è imposta dalla legge

Nella mediazione obbligatoria le parti partecipano personalmente e assistite dall’avvocato, secondo l’art. 8. La regola risponde a ciò che il primo incontro è diventato dopo la riforma del 2022: una sessione effettiva, in cui il mediatore chiede alle parti di esprimersi sulle possibilità di accordo e procede subito con la trattativa, senza la fase soltanto informativa che esisteva prima.

Le dichiarazioni rese in mediazione restano riservate e inutilizzabili nel giudizio. Le scelte compiute al tavolo, invece, escono dalla stanza con le loro conseguenze: l’accordo firmato diventa titolo esecutivo, la proposta rifiutata pesa sulle spese, l’assenza produce gli effetti descritti nella sezione seguente. Il convocato che arriva senza aver ricostruito la pretesa, senza sapere se sia fondata, prescritta o compensabile, tratta alla cieca con una controparte che ha già istruito il caso.

Le conseguenze della mancata partecipazione

L’art. 12-bis regola la parte che non partecipa senza giustificato motivo. Nel giudizio successivo il giudice può trarne argomenti di prova; condanna la parte, se costituita, al versamento allo Stato di una somma pari al doppio del contributo unificato dovuto per la causa; può aggiungere una condanna al pagamento di un’ulteriore somma a favore della controparte.

Il giustificato motivo è interpretato in modo stretto: l’impossibilità documentata di partecipare, non la convinzione di avere ragione né la volontà di non trattare. Chi ritiene la pretesa infondata ha una ragione in più per presentarsi, perché il verbale negativo redatto dopo un incontro effettivo, con la propria posizione messa a verbale, vale più dell’assenza quando la causa comincia.

I tre esiti del primo incontro

L’incontro si chiude in uno di tre modi, e ciascuno prepara qualcosa di diverso.

1. L’accordo viene messo a verbale e, se sottoscritto dagli avvocati delle parti, costituisce titolo esecutivo (art. 12): ciò che vi si scrive si esegue come una sentenza, ed è la ragione per cui i termini dell’accordo vanno letti con la stessa attenzione di un contratto.
2. La prosecuzione rinvia la trattativa a incontri successivi, di regola entro tre mesi prorogabili, e comporta le indennità di mediazione piene.
3. Il verbale negativo attesta il mancato accordo e libera la controparte dalla condizione di procedibilità. Se nel corso della procedura il mediatore ha formulato una proposta e la sentenza successiva corrisponde a quella proposta, la parte che l’aveva rifiutata subisce conseguenze sulle spese (art. 13).
   Il rifiuto, quindi, va deciso conoscendo il valore della causa che seguirà, e i criteri per compiere quella valutazione sono trattati nell’analisi su quando accettare un accordo in mediazione anziché proseguire.

Come lo Studio prepara l’incontro

Il lavoro utile si svolge prima della data fissata e parte dall’istanza avversaria. Lo Studio ricostruisce la pretesa e ne verifica la fondatezza sui documenti: il contratto, le comunicazioni, i pagamenti, gli atti di provenienza nelle vicende ereditarie e immobiliari. Da quell’esame emergono le eccezioni spendibili, la prescrizione maturata, i crediti da compensare, i vizi dell’impostazione avversaria, e con essi una stima realistica dell’esito che una causa produrrebbe. Su questa base si decide la posizione da tenere al tavolo, ciò che si può concedere e ciò che va difeso, e si prepara la risposta scritta quando conviene farla arrivare prima dell’incontro.

La partecipazione può avvenire con collegamento a distanza, consentito dalla riforma per tutte le fasi della procedura, il che elimina il problema per chi risiede lontano dall’Organismo scelto dalla controparte. Nelle vicende ereditarie e condominiali, dove la mediazione precede quasi sempre la causa, lo Studio segue la parte convocata dall’incontro fino all’eventuale giudizio, nell’ambito dell’attività di assistenza stragiudiziale e di consulenza legale.

La data del primo incontro è fissata nella convocazione e il tempo per prepararlo si conta in settimane. L’esame dell’istanza e dei documenti indica se la pretesa regge, cosa opporre e se convenga chiudere lì. Il contatto con lo Studio consente di impostare l’incontro prima della data.

I documenti da portare al primo colloquio

La preparazione richiede pochi materiali, tutti già in possesso del convocato:

• la convocazione e, se allegata, l’istanza di mediazione della controparte;
• il contratto, il regolamento, il testamento o l’atto da cui nasce la pretesa;
• le comunicazioni scambiate con la controparte, comprese diffide e messaggi;
• le prove dei pagamenti effettuati o ricevuti;
• ogni documento che smentisca o ridimensioni ciò che l’istanza afferma.

Assistenza per chi è convocato in mediazione a Venezia e Padova

Lo Studio Legale Loreggian assiste le parti convocate in mediazione nelle province di Venezia e Padova, dalla lettura dell’istanza alla partecipazione all’incontro, in presenza o da remoto, e nel giudizio che eventualmente segue. L’attività copre le materie in cui la convocazione è più frequente: eredità e successioni, diritto condominiale e locazioni.

Domande frequenti

Posso non presentarmi alla mediazione se non voglio nessun accordo? La partecipazione è dovuta anche quando non si intende transigere. L’assenza senza giustificato motivo espone alle conseguenze dell’art. 12-bis: argomenti di prova contro, condanna al doppio del contributo unificato, possibili somme ulteriori. Presentarsi e mettere a verbale la propria posizione costa meno.

Posso andare in mediazione senza avvocato? Nella mediazione obbligatoria no: la legge prevede la partecipazione personale della parte assistita dall’avvocato. L’assistenza è anche ciò che rende l’eventuale accordo titolo esecutivo con la sola firma dei legali.

Quanto costa la mediazione a chi è stato convocato? Se il primo incontro si chiude senza accordo, sono dovute soltanto le spese di avvio, contenute e fissate dal regolamento dell’Organismo. Le indennità piene maturano solo se la procedura prosegue. Chi ha i requisiti di reddito può accedere al patrocinio a spese dello Stato anche per la mediazione.

Cosa succede se rifiuto la proposta del mediatore? Il rifiuto è legittimo, ma se la sentenza successiva corrisponde alla proposta rifiutata la parte che l’ha respinta può essere condannata alle spese del giudizio nonostante la vittoria. La decisione va presa dopo aver stimato l’esito probabile della causa.

Posso partecipare da remoto? Sì. La riforma consente lo svolgimento telematico degli incontri, con firma degli atti a distanza. È la soluzione per chi risiede lontano dall’Organismo scelto dalla controparte o all’estero.

La mediazione blocca la prescrizione? Sì. Dal momento della comunicazione della domanda alla controparte, la mediazione produce sulla prescrizione gli effetti della domanda giudiziale e impedisce la decadenza per una sola volta. Anche per il convocato questo incide sui tempi delle eccezioni da far valere.

Disclaimer: Il presente contributo ha finalità esclusivamente informative e NON costituisce parere legale. Ogni situazione richiede una valutazione specifica, da effettuarsi con il supporto di un avvocato iscritto all’Albo forense.